Introdução ao SAP GRC Process Control – Uma visão geral das principais funcionalidades e benefícios da solução
Em um mundo empresarial em constante mudança, é essencial para as empresas garantirem que suas operações estejam em conformidade com as regulamentações, leis, normas e diretrizes aplicáveis. Além disso, é fundamental ter uma estrutura sólida de controle interno para mitigar riscos e garantir a segurança dos processos.
Neste artigo, vamos explorar o papel fundamental que a solução SAP GRC Process Control tem como facilitadora e integradora para a gestão da estrutura de controles internos.
O Modelo das três linhas do The IIA
Para entendermos de maneira objetiva o papel do SAP GRC Process Control, vamos avaliá-lo sob a ótica de um framework popularmente disseminado: O modelo das três linhas do IIA. Este modelo fornece uma estrutura que define as responsabilidades das áreas envolvidas na governança, gestão de riscos e controle interno de uma organização. Ele é dividido em:
- Primeira Linha: Unidades de negócio e gestores operacionais, responsáveis por executar atividades diárias, implementar controles internos e gerenciar riscos.
- Segunda Linha: Funções de suporte, como gerenciamento de riscos e conformidade, oferecendo orientação e monitorando a eficácia dos controles.
- Terceira Linha: Auditoria interna, uma função independente que avalia objetivamente controles internos, gerenciamento de riscos e governança
Sob a ótica desse modelo, o SAP GRC Process Control aplica-se como ferramenta de apoio permeando as três linhas de defesa. Na primeira linha, serve como ferramenta central dos responsáveis dos controles para execução e registro de evidência dos controles. Na segunda linha, serve como ferramenta de planejamento, execução e monitoramento dos ciclos de avaliação, teste e revisão da estrutura de controle interno. Na terceira linha, serve como ferramenta de execução e registro dos testes de eficácia de controles realizados durante uma auditoria, além de disponibilizar todas as informações necessárias relacionadas ao ciclo de vida da estrutura de controles para os auditores.
Principais funcionalidades
Para uma visão geral das principais funcionalidades do SAP GRC Process Control, vamos considerar um ciclo de controle interno e, dentro de cada etapa, um exemplo do que seria possível realizar com a solução.
- Planejamento e escopo
Possibilita a definição do escopo através de avaliações de risco e análise de materialidade (integração GRC Risk Management), bem como o planejamento de pesquisas, avaliações e testes de controles.
- Documentar controles
Possibilita a documentação de catálogos (locais e centrais) de controles, alinhamento de iniciativas de conformidade e gerenciamento eficiente de riscos e controles através da funcionalidade de Workflow.
- Avaliar desenho e eficácia operacional
Oferece suporte a avaliação de desenho e teste de eficácia operacional dos controles com funcionalidade de fluxo de trabalho (workflow) online ou offline e registra consistentemente evidências de teste e pontos críticos encontrados. O teste de controle pode ser realizado de forma manual, semi-automatizada ou totalmente automatizada.
- Identificar, analisar e corrigir deficiências
Permite a documentação de pontos críticos detectados e o tratamento destes através de planos de remediação. Fornece recursos de relatórios para rastrear pontos críticos e a evolução dos planos remediação.
- Relatório de Controle Interno
Utiliza o Sign-off (assinatura) e a funcionalidade de pesquisa de divulgação periódica para formalizar aprovações de gerenciamento que incluem rastreamento de pontos críticos e planos de remediação.
- Auditoria Independente de Controle Interno
Permite uma auditoria completa através de log/registro das etapas de teste executadas, incluindo os Sign-offs documentados para permitir uma auditoria de controle independente.
Conformidade / Compliance
O foco central do SAP GRC Process Control é garantir a conformidade da empresa com as regulamentações e normas aplicáveis ao seu setor. A solução permite, através da gestão da estrutura de controles, medir o grau de aderência aos requisitos estabelecidos e gerenciar planos de ação para corrigir eventuais não conformidades. O SAP GRC Process Control é uma ferramenta desenhada sob os pilares das melhores práticas de mercado e pronta para atender diversos processos e fluxos relacionados a requisitos regulatórios de leis como SOx e FDA.
Estrutura de dados mestres
O SAP GRC Process Control é baseado em uma estrutura de dados mestres. Essa estrutura contém informações importantes sobre unidades organizacionais, controles, regulamentações, processos e riscos da empresa. Esses dados são essenciais para uma gestão eficaz dos controles internos e para garantir que a empresa esteja de acordo com as exigências internas e externas.
Usuários e seus papéis
A solução atribui diferentes papéis aos usuários, garantindo que cada um tenha acesso apenas às informações e funcionalidades necessárias para suas responsabilidades específicas. Isso torna a gestão mais segura e eficiente, evitando acessos indevidos a dados sensíveis.
O envolvimento ativo das áreas de controles internos, gestão de riscos e auditoria é fundamental e recomendado para o aproveitamento máximo na utilização do SAP GRC Process Control. Essas áreas devem estar alinhadas para garantir que a ferramenta seja configurada e utilizada corretamente, maximizando sua eficácia.
Além das áreas específicas de controles, é importante envolver as áreas de negócio responsáveis pelas atividades controladas nos workflows da ferramenta. Isso garante que os controles sejam ajustados à realidade operacional da empresa, tornando-os mais eficientes e relevantes.
Alguns dos fluxos de trabalho: CSA, Control Design Assessment e Teste de eficácia
A implementação do SAP GRC Process Control envolve, principalmente, três fluxos principais, cada um desempenhando um papel importante na garantia da efetividade dos controles internos:
a) CSA (Control Self-Assessment): Neste fluxo, os gestores e responsáveis pelos processos realizam autoavaliações dos controles implementados em suas áreas. Por meio de questionários e avaliações, eles medem a eficácia e a adequação dos controles existentes. Essa autoavaliação permite que a empresa identifique gaps nos processos de controle, bem como áreas de melhoria.
b) Control Design Assessment: Esse fluxo concentra-se em garantir que os controles internos estejam bem projetados e alinhados com os objetivos de controle da organização. Uma avaliação detalhada é realizada para verificar se os controles foram implementados de maneira eficiente e eficaz. Isso inclui a análise de políticas, procedimentos e responsabilidades relacionadas a cada controle.
c) Teste de Eficácia: Após a conclusão do Control Design Assessment, o próximo passo é testar a eficácia dos controles em funcionamento. Nesse fluxo, são realizados testes de amostragem ou testes completos de controles selecionados para verificar se eles estão operando conforme o esperado. Esses testes, normalmente executados pela Auditoria Interna, são fundamentais para garantir que os controles sejam confiáveis e capazes de identificar e corrigir possíveis desvios ou irregularidades.
A integração desses três fluxos é fundamental para garantir que os controles internos funcionem de maneira eficaz em toda a organização. Ao realizar a autoavaliação por meio do CSA, a empresa pode identificar áreas de risco, onde os controles podem ser reforçados ou aprimorados. O Control Design Assessment garante que os controles estejam bem projetados e em conformidade com as melhores práticas, enquanto o Teste de Eficácia assegura que os controles estejam realmente operacionais e capazes de atingir os objetivos estabelecidos.
Automação de controles
Uma das grandes vantagens do SAP GRC Process Control é a automação de controles. Através dessa funcionalidade, a solução monitora automaticamente, em frequência pré-definida, transações e registros, reduzindo a necessidade de controles manuais e minimizando a possibilidade de erros humanos.
Ter uma solução como o SAP GRC Process Control para gerenciar a estrutura de controle interno e conformidade é de grande benefício para as empresas. Com essa ferramenta, é possível automatizar controles, garantir a conformidade com regulamentações e envolver as áreas relevantes para um processo mais eficaz. Os ganhos de segurança e o retorno sobre o investimento são notáveis. Para auxiliar as empresas a implementar e aproveitar ao máximo o SAP GRC Process Control, a TrustSis Consultoria, especializada na área, oferece suporte e expertise para uma gestão eficiente e segura das questões de governança, risco e conformidade.
